surat masal

Membuat surat secara masal

Ketiklah surat di bawah ini:

Nomor             : 500/WHN/2002

Prihal               : Penawaran Komputer

Kepada Yth

………………………………

………………………………

………………………………

Dengan hormat,

Bersama ini kami perkenankanlah kami menawarkan produk komputer dan aksesories merk WAHANATECH yang kmai produksi dan mungkin dibutuhkan oleh ………………… yang bergerak di bidang software consultant.

1. Notebook Intel Core Duo/1 Gb DDR/80 Gb HDD                   Rp. 5,500,000.00
2. PC PIV 3 Ghz/512 DDR/80 Gb HDD/DVD Rom/CD-RW       Rp. 3,200,000.00
3. PC PIV 2,26 Ghz/512 DDR/80 Gb HDD/CD-RW                    Rp. 2,000,000.00
4. Printer Epson C46                                                                    Rp.    650,000.00
5. LCD Proyektor Benq                                                               Rp. 6,000,000.00
6. WiFi AirPoint Indoor 2,4 GHz 802.11 B/G                              Rp. 1,500,000.00
7. Router Linksys WRT54GC                                                      Rp.    700,000.00
8. Dlink Switch 8 Port                                                                  Rp.    200,000.00

Perlu diketahui bahwa setiap pembelian produksi kelipatan 5 unit, kami memberikan discount sebesar 20% dai total harga. Dan harga produk tersebut sudah termasuk PPN dan MPO.

Demikianlah penawaran kami, semoga mendapat perhatian dan dapat membantu langkah kami menjalin hubungan dengan …………………Terimakasih.

Hormat kami,

Semarang, 10 Maret 2008

PT Wahana

Wisnu Sanjaya

Manager Pemasaran

Membuat sumber data

Setelah master surat dibuat, maka selanjutnya yang harus dilakukan adalah:

1.      Klik menu Tools, Letters and Mailings, klik Mail Merge Wizard, maka jendela Task-Pane Mail Marge tampil.

2.      Pada bagian Select document type, pilih type dokumen yang akan digunakan yaitu klik Letters, kemudian klik Next: Starting document pada Step 1 of 6 di bagian bawah.

3.      Pada bagian Select starting document pilih dan klik salah satu pilihan yaitu:

·         Use the current document, yaitu menggunakan dokumen aktif sebagai dokumen utama.

·         Start from a template, menggunakan dokumen yang berada di tempat lain.

·         Start from existing document, menggunakan dokumen yang berada di tempat lain.

Pilih pilihan pertama !

4.      Langkah selanjutnya step 2 dari 6, klik  Next: Select recipcient. Pada bagian Select recipcients perhatikan :

·         Use an existing list, untuk menggunakan data dari file lain selain yang khusus disediakan untuk menyimpan data mail merge.

·         Select from Outlook contacts, menggunkanakan data yang berasal dari Microsoft Outlook contact. Klik Choose contact folder untuk menggunakananya, atau klik Edit recipcient list untuk mengedit datanya.

·         Type a new list, membuat data dengan menggunakan file data yang disediakan oleh fasilitas mail marge. Klik Create  untuk membuat field (item-item) data penerima.

Pilih Pilihan terakhir !

	Keterangan tombol-tombol pada kotak dialog New Address List: ·         New Entry: menambah data baru ·         Delete Entry: menghapus data yang ada ·         Find Entry: untuk menemukan Field dari data ·         Filter and Sort: untuk mengurutkan data ·         Customize : mengedit field atau item-item data

           

5.      Langkah selanjutnya klik tombol Customize untuk merubah item-item data, maka tampil kotak dialog Customize Address List. Klik tombol Rename untuk merubah nama item-item data. Gantilah beberapa item data dengan nama item baru di bawah ini:

Titel                                   Perusahaan     Kode Pos

Nama depan                      Alamat           

Nama belakang                 Kota

Hapus item data yang tidak diperlukan

Klik OK, kemudian masuk ke kotak dialog New address List, inputkan data di bawah ini pada kotak dialog tersebut.

Setelah data tersebut di inputkan klik tombol Close maka tampil kotak dialog Save Address List, ketik data perusahaan pada kotak File Name kemudian klik tombol Save.

6.      Langkah selanjutnya adalah menyisipkan item-item data tersebut pada dokumen suarat yang sudah dibuat.

Pada toolbar Mail Merge klik tombol Insert Merge Field maka tabel merge Field tampil

 

			Merge to new document

 

7.      Pilih item yang akan di sisipkan, kemudian klik tombol Insert. Misalnya untuk penerima surat, nama depan, nama belakang, title, kemudian alamat dan sebagainya.

8.      Untuk melihat hasil pengolahan surat masal pada layar monitor, klik Merge to New Document pada toolbar Mail Merge. Dokumen yang tampil dapat di edit.

Latihan :

Buatlah Mail Merge untuk dokumen surat di bawah ini:

PT. MEGEH SAKTI ELEKTRONIKA

JL. Raya Kenanga V No. 11 Cirebon Tlp. 0231-246886, Fax. 0231-246879

Nomor : 901/MSE-MARKET/IV/2008

12 Maret 2008

Kepada Yth:

………………………….

………………………….

………………………….

Hal       : Perkenalan barang elektronika

Dengan hormat,

Bersama ini kamu perkenankanlah kami memperkenalkan kepada Bapak/Ibu tentang perusahaan kami yang bernama PT MEGAH SAKTI ELEKTRONIKA Jl. Raya kenanga V No. 11 Xirebon. Perusahaan kami mendistribusikan berbagai alat elektronika untuk kebutuhan kantor seperti mesin fotokopy, scener, ac, kipas angin, pembersih debu, mesin cuci, televisi, mesin ketik, komputer dan lain-lain. Barang-barang yang kami produksi tersebut memiliki merk-merk terkenal.

Perkenankanlah kami memperkenalkan dan memasarkan barang-barang tersebut. Untuk lebih jelasnya, bersama ini kami lampirkan brosur barang yang didistribusikan dari kami beserta syarat-syarat pembayaran dan protongan istimewa.

Demikian surat perkenalan ini kami sampaikan kepada anda. Semoga berkenan di hati dan atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih.

Hormat kami,

Kunto Wibowo, SE

Direktur utama

Lampiran : dua lembar

Ketikan alamat berikut pada mail merge nya

Membuat mail merge untuk amplop.

Langkah-langkahnya adalah

1.      Klik menu Tools, Letters and Mailings, klik Mail Merge Wizard, maka jendela Task-Pane Mail Marge tampil.

2.      Pada bagian Select document type, pilih type dokumen yang akan digunakan yaitu klik Envelopes, kemudian klik Next: Starting

3.      Pada pilihan How do you want to set up your envelopes pilih Change document layout. Kemudian klik Envelopes Option untuk setting ukuran amplop.

4.      Kotak page setup untuk amplop tampil, pilih ukuran 11 kemudian OK, maka jenis halaman akan menjadi ukuran amplop.

5.      Pada Select starting document pilih Use the current document, kemudian pada bagian bawah Task Pane klik Select reception.

6.      Langkah selanjutnya pada Select reception pilih Type a new list kemudian klik Create untuk membuat daftar nama dan alamat tujuan.

7.      Langkah selanjutnya sama seperti halnya membuat surat dengan mail merge